Time management: jak s ním začít 2/2

V předchozí části o time management jsme uvedli, jak se připravit zejména po fyzické a psychické stránce. Nyní přinášíme pár zásad, kterými je vhodné se řídit a taky pár tipů na jeho usnadnění.

Zásady a tipy

1. Měřte. Říká se – co se nedá měřit, je těžké vylepšit. Proto existují benchmarky, různé žebříčky, hranice rekordů, … Abychom mohli porovnávat a překonávat (se). Teď mluvím hlavně o měření svého času. Kolik ho obětujete na jednotlivé činnosti, úkoly nebo projekty? Mějte přehled, čemu se věnujete a hlavně kolik se tomu věnujete. Možná budete nakonec překvapeni, že přestože jste pracovali celý den, ve skutečnosti jste odpracovali o dost méně. Nebo že určité činnosti věnujete více času, než by se vám mohlo zdát. Zamyslete se, zda se to nedá okresat a zefektivnit. My využíváme na trackování času na různých projektech a úkolech Toggl (v základní verzi do 5 uživatelů v týmu zdarma). Na internetu však najdete řadu dalších (free) trackovacích nástrojů.
2. Nedělejte multitasking. Je pravda, že ženy dokážou dělat více věcí najednou. A dokonce i někteří muži;). Nicméně v pracovním životě je multitasking neefektivní, i když si ho dnešní doba častokrát vyžaduje. Pravdou však zůstává, že danou věc dokážete udělat mnohem rychleji, pokud vás nebudou rozptylovat jiné věci (nebo lidé). Vyrušení a opětovné dostávání se do stavu soustředění zabírá čas. Vím, snadno se o tom píše, těžko se to realizuje. Největší rozptýlení zvyknou být ty online. Vypnutí celého internetu nebývá vždy nejlepší volba, hlavně pokud s ním musíte pracovat. Za zvážení stojí otestování aplikací na blokování stránek nebo sociálních sítí na zvolenou dobu. Je jich více – mnoho v základních verzích zdarma. Některé blokují ve free verzi jen webstránky, jiné i aplikace. Majitelé Mac-u mohou vyzkoušet např. SelfControl, uživatelé operačního systému Windows zas ColdTurkey.
3. Používejte to-do seznamy. Pro někoho může být nejpřehlednější seznam úkolů, které má sepsány v poznámkovém bloku a postupně je škrtá a přidává nové. Jinému může vyhovovat to-do list v elektronické podobě, kde si může úkoly řadit podle priorit. Pokud pracujete v týmu na společných úkolech a chcete mít přehled, co aktuálně u koho „visí“, vyplatí se využívat online aplikace na projektový management. Ty fungují určitě lépe, než emaily. My v týmu rádi využíváme Trello. Jednoduchá nástěnka kde si umíte mezi sebou posouvat karty a nastavovat termíny. Krom toho online aplikace mají jednu skvělou výhodu – synchronizaci. Jsou dostupné z mobilu, z počítače i tabletu. Uznávám, i váš zápisník je dostupný, pokud jej nosíte poctivě sebou. Pokud si do něj zapisujete osobní povinnosti a pracovní úkoly, které nemusí vidět vaši spolupracovníci (pokud nějaké máte), využívejte ho. Konec konců každému vyhovuje něco jiného.
4. Dělejte si přestávky, ale… Už jsme mluvili o tom, že multitasking není vhodný. Jednou z nejznámějších technik postavených na single taskingu (soustředění se na jednu roli) je Pomodoro. 25 minut se věnujete jedinému úkolu bez přerušení, 5 minut si dáte pauzu a pak buď pokračujete, nebo začnete pracovat na jiném úkolu. Psychologicky dobrá věc – vždyť věnovat se pár minut práci a pak si dát zaslouženou pauzu snadno dokážete. Ale… mně přijde zbytečné dávat si pauzu už po 25 minutách, pokud jste se právě do úkolu „zažrali“ a jde vám to od ruky. Pokud jste chytli svou vlnu, svezte se na ní. Zejména pokud nejde o psaní emailů, ale o činnost, do které byste se po 5 minutové pauze museli opět postupně pomalu dostávat a to by vás stálo možná větší čas, než samotná pauza. Ale myslete na to, že pauzy jsou prospěšné. Nemusíte se cítit provinile, pokud si chcete nějakou dopřát.
5. Nebojte se využívat moderní technologie. Mají přece zjednodušit život a práci. Pár rychlých tipů: synchronizujte své zařízení – budete tak mít všechny informace dostupné na vašich technologických „hračkách“. Používejte bankovní mobilní aplikace na rychlé placení – fakturu můžete dnes rychle zaplatit přes načítání QR kód. Využívejte také klávesové zkratky, jsou vážně užitečné. Rychlokurz 10 čas šetřících technologických tipů získáte díky přednášce chlapíka jménem David Pogue. Zajímavé články, kterými nemáte čas prokousat se hned, si odložte např. přes aplikaci Pocket (základní verze free) a číst můžete i když jste offline. Také příspěvky na Facebooku si můžete uložit a vrátit se k nim později.

Všechny díly seriálu:

1. Zvolit si živnost nebo s.r.o?
2. Adresa a sídlo začínajícího podnikatele
3. Administrativa začínajícího podnikatele
4. Začínající podnikatel a fakturace
5. Webové stránky a sociální sítě
6. Jak zviditelnit web o kterém nikdo neví 1/2
7. Jak zviditelnit web o kterém nikdo neví 2/2
8. Publikování zajímavého obsahu: Přinese vám více zákazníků? – 1/2
9. Publikování zajímavého obsahu: 11 typů content marketingu – 2/2
10. Time management: Jak s ním začít? – 1/2
11. Time management: Jak s ním začít? – 2/2
12. Jak najít ty správné zaměstnance