Začínající podnikatel a fakturace: Jak vystavit fakturu jako OSVČ?

V následujícím článku vám stručně vysvětlíme jak vystavit fakturu jako OSVČ a základní postup fakturace. Jak by měl podnikatel vystavovat faktury a na jaké náležitosti nesmí při fakturaci zapomenout, abychom mohli dokument považovat za účetní doklad a tím pádem se nemuseli obávat daňové kontroly.

Fakturace je neodmyslitelnou součástí každého podnikání. To, jak taková faktura má vypadat, závisí od různých pravidel. Úplně každá však musí obsahovať informace o dodavateli a odbeřateli. Dále záleží, jestli jste plátcem DPH nebo si vedete podvojné účetnictví.

Fakturace a její proces:

Zkusíme si zahrát na fiktivního začínajícího podnikatele, webdesignera, který se tím pádem orientuje na prodej služeb. Nastane situace, kdy ho osloví firma, která chce kompletně graficky předělat svoji webovou prezentaci a žádá cenovou nabídku. Jak vystavit fakturu jako OSVČ v tomhle případě?

1. Cenová nabídka

nepředstavuje účetní doklad a neeviduje se tím pádem do účetnictví. Je to dokument, v kterém oficiálně uvádíte svoje cenové podmínky za výkon služby, respektive prodej výrobku a čekáte na vyjádření klienta.

Cena byla pro klienta vyhovující, cenovou nabídku od designéra tedy firma odsouhlasila. Domluvili se na spůsobu spolupráce a vyplácení. Kromě fakturace může spolupráce probíhať prostrednictvím smluvy o dílo nebo dohodou. Nejvhodnější v tomhle případě však je faktura. Náš podnikatel pokračuje dalším krokem a to vystavením objednávky.

2. Objednávka

objednávka také nepředstavuje účetní doklad a neeviduje se do účetnictví. Představuje písemný závazek dodavatele, že svůj výrobek nebo službu dodá na základě podmínek, na kterých se obě strany dohodly. Mít schválenou objednávku je velkou výhodou i v případě, že klient nakonec za dodanou službu / výrobek nezaplatí. Objednávka může být jedním z dokumentů, na základě kterého můžete vymáhat dluh.

Firma s objednávkou souhlasí a tak se webdesignér rozhodne, že před začátkem práce si řekne o zálohu, jako potvrzení zájmu o jeho službu. Vystaví tedy zálohovou fakturu.

3. Zálohová faktura

říkáme jí i proforma faktura. Nepředstavuje skutečnou fakturu, i když název říká něco jiného. Jde jen o jakýsi podklad pro platbu, respektive výzvu ve formě dokumentu, prostřednictvím kterého dodavatel žádá od odběratele zálohu (platbu předem).

Zálohové faktury je především dobré vystavovat neznámým klientům, s kterými ještě nemáte žádné zkušenosti. I proto, abyste se ujistili, že klient opravdu alespoň část práce zaplatí.

Po přijetí zálohy na bankovní účet vystaví webdesignér už skutečnou fakturu.

4. Faktura

plní funkci účetního dokladu a eviduje se do účetnictví.

Postup fakturace na konkrétním příkladu neplátce DPH

Martin, který se věnuje vzdělávání, se nemusí hned zapodívat tím, jak vystavit fakturu jako OSVČ. Zatím vystaví své klientce zálohovou fakturu za objednané služby. Na ty jsou uvedeny všechny informace o dodavateli a odběrateli, platební informace, název služby, datum vystavení proforma faktury a datum její splatnosti. Datum dodání služby se ještě, samozřejmě, neuvádí.

Po přijetí platby ji s ní spáruje a vystaví ostrou fakturu, kterou pošle klientce. Jestli by si svou účasť na semináři klientka rozmyslela a nezplatila by zálohovou fakturu, nestalo by se vůbec nic. Zálohová faktura by byla dále označená jako neuhrazená, Martinovi tím nevznikla povinnost platit daně, protože jako OSVČ nevystavil ostrou fakturu.

O faktuře:

Jako živnostník nebo s.r.o. podnikáte, tak předpodkládáme, že prodáváte zboží nebo poskytujete služby. Pamatujte, že vše je potřeba mít zdokumentované, neboť nemáte-li doklad, tak máte smůlu.

Jako příklad uvádíme koupi nových bot – pokud nemáte účet k botám, zbytečně je můžete jít reklamovat a není to kvůli neochotě prodavačky, ale proto, že reklamace musí být něčím podložená. Takže doklady je třeba uchovávat, nejen došlé-dodavatelské faktury (od vašich dodavatelů), ale i vydané-odběratelské faktury, tedy faktury, které vystavíte vy sami vašim zákazníkům (odběratelům).

Všeobecně rozlišujeme tři typy podnikatelů na základě platné legislativy:

1. Neplátce DPH
2. Plátce DPH
3. Identifikovaná osoba

Každý z nich se musí řídit všeobecně platnými pravidly fakturace, které musí každý daňový doklad obsahovat.

Všechny díly seriálu:

1. Zvolit si živnost nebo s.r.o?
2. Adresa a sídlo začínajícího podnikatele
3. Administrativa začínajícího podnikatele
4. Začínající podnikatel a fakturace
5. Webové stránky a sociální sítě
6. Jak zviditelnit web o kterém nikdo neví 1/2
7. Jak zviditelnit web o kterém nikdo neví 2/2
8. Publikování zajímavého obsahu: Přinese vám více zákazníků? – 1/2
9. Publikování zajímavého obsahu: 11 typů content marketingu – 2/2
10. Time management: Jak s ním začít? – 1/2
11. Time management: Jak s ním začít? – 2/2
12. Jak najít ty správné zaměstnance