Jak číslovat (a nečíslovat) faktury

Pořadové číslo je jednou z povinných náležitostí každé faktury, resp. každého účetního dokladu jako takového. V tomto článku si přiblížíme základní pravidla jak číslovat faktury, které by měl podnikatel dodržet, zmíníme možné chyby, kterým by se měl vyhnout, včetně několika tipů, jak vám v tomto SuperFaktura pomůže.

Jak číslovat faktury?

• Ideální je, když jsou faktury číslované chronologicky vzestupně, tedy narůstajícím způsobem. Jinými slovy: každý následující doklad (tj. faktura z následujícího data) má číslo o jedna vyšší. Například: faktura č. 2022001 z 10.01., faktura č.2022002 z 15.01., faktura č. 2022003 z 29.01.

• Tvar číselné řady si může každý podnikatel stanovit sám – měl by ho však, samozřejmě, v celé řadě dodržet. Například stanovený tvar VFRRRRCCC by měly mít všechny faktury v řadě takto: VF2022001, VF2022002, VF2022003 atd. V SuperFaktuře jde nastavit vlastní číslování bez problémů.

• Tvar číselné řady tedy může obsahovat i textové řetězce nebo více kombinací číslic – podstatné je, aby číslování sloužilo svému účelu, tj. aby v nich měl praktický přehled zejména samotný podnikatel popřípadě finanční úřad. Na omezení však můžete narazit v situaci, kdy chcete, aby se číslo faktury shodovalo s variabilním symbolem. V takovém případě je více než vhodné, abyste počet číslic číselníku uváděli maximálně 10. To je číslo, které váš klient dokáže zadat i do platby v bance.

• Uvádět v tvaru číselného řadu pomlčky, lomítka (či jiné znaky) je vzhledem na uvedená pravidla v pořádku. V případě variabilního symbolu na takové faktuře však zohledněte, že VS by měl obsahovat pouze čísla. Odběratel totiž při úhradě přes banku (při tuzemském převodu) umí uvést jako variabilní symbol pouze číslice (maximálně 10 místný VS).

• Faktury mohou být číslovány ve více samostatných číselných řadách. Například si můžete založit samostatné číslování pro odběratele z ČR, samostatné pro klienty z EU, samostatné pro země mimo EU. Případně jiným způsobem podle unikátních potřeb firmy. V SuperFaktuře najdete možnost nastavit si více číselníků pro doklady v Prémiovém balíku.

Jak nečíslovat faktury

• Pokud se stane chyba… Například jedno nebo více čísel se vynechá. Ideální je přidat nějaký doklad, kterým podnikatel nebo jeho účetní potvrzuje, že jde o přirozený omyl. Tímto způsobem je možné vyhnout se zákonitému podezření ze strany finančního úřadu, že firma některé své faktury (a tedy i příjmy) nepřiznala a nezdanila. Ještě stále jsou podnikatelé, kteří vystavují faktury na základě šablony v textovém či tabulkovém editoru. Ti takovou chybu při číslování mohou eliminovat přechodem na fakturační systém. Jednou z funkcí fakturačních či účetních systémů je právě automatické číslování a zohlednění čísla poslední vystavené faktury – každá nová faktura má číslo předchozí faktury zvýšeno o 1.

• V žádném případě nedoporučujeme smazat faktury, které vám odběratel neuhradil. Smazání minimálně způsobí “díru” v číslování, která může vzbudit již zmíněné podezření, že jste krátili své příjmy a tedy i daň z příjmů nebo DPH. Je sice pravda, že za určitých okolností je podnikatel povinnen z vystavených a nezinkasovaných faktur odvést daň z příjmu i DPH (bohužel), smazání těchto faktur nacházejících se uprostřed číselného řádu není však právě nejšikovnějším způsobem, jak se zdanění vyhnout.

• Stejně není “košér” upravit případnou “díru” tím, že do ní dáme fakturu s datem, které s místem v číselné řadě vůbec nekoresponduje.
  Přiklad: faktura č. 2022001 z data 10.01., faktura č. 2022002 z 15.01., faktura č. 2022003 z 15.03., faktura č. 2022004 z 30.01. Ne, takto radši ne.

• Jednou z možností jak chybu pěkně a legálně zakrýt, je nastavit si číslování samostatné pro každý měsíc, resp. číslování podle data vystavení.
  Příklady: Říjnové faktury 20221001, 20221002, Listopadové faktury 20221101, 20221102 a nebo faktura z 5.9.2022 má číslo 20220905, faktura z 20.9.2022 má číslo 20220920.
  V mnohých z těchto případů je možné zapomenutou fakturu do číselné řady lehce zařadit. Na takové číslování se názory účetních profesionálů liší – pravdou však je, že ho účetní předpisy vysloveně nepovolují ani nezakazují.