Automatické párování plateb

Automatické párovaní plateb patří mezi jednu z nejoblíbenějších funkcionalit v SuperFaktuře. Věříme, že je to hlavně díky tomu, kolik času dokáže ušetřit. Nyní přichází ve vylepšené podobě s novými funkcemi, které vám chceme představit. Pojďme ale popořádku.

Co je automatické párování plateb?

Představte si na jedné straně vaše faktury a na druhé pohyby na vašem bankovním účtu. Když je chcete „spárovat“, náročnější cesta je každou jednu uhrazenou fakturu označit za zaplacenou manuálně. Nebo byste do SuperFaktury nahráli bankovní výpis a spárovali ho s fakturami.

A teď si představte, že nemusíte použít ani jednu z výše uvedených možností, ale jde to i automaticky díky automatickému párování – banka začne zasílat notifikace o vašich obratech na účtu přímo do SuperFaktury a ta je automaticky spáruje s odpovídajícími fakturami, respektive náklady a označí je za uhrazené.

Jak si nastavím automatické párování plateb?

Ve vašem kontě v SuperFaktuře přes Nastavení >> Aplikace >> Automatické párování najdete vygenerovanou specifickou bmailovou adresu. Použijete ho v internet bankingu při nastavení emailových notifikací o pohybech na účtu. Návody pro jednotlivé banky najdete v našem článku Jak si nastavím email v internet bankingu?

Kde najdu pohyby zaslané z banky?

Funkce automatického párování plateb je dostupná ve všech balících služeb, avšak k celému seznamu pohybů na účtu mají přístup jen uživatelé Standardního a Prémiového balíku. V Základním balíku neuvidíte detailní podrobnosti o pohybech na bankovním účtu a není možnost s nimy dodatečně pracovat – můžete si je jen prohlížet. V SuperFaktuře klikněte na Nástroje >> Platby. To budou zobrazované pohyby, které přišly z banky. Ve zkrácené podobě jsou zobrazené i přímo v Přehledech. Pokud banka v emailových notifikacích zasílá informaci o aktuálním stavu vašeho účtu, zobrazí se vám informace o zůstatku na základě naposledy přijaté notifikace. Údaj může být v některých případech jen orientační, Ve zkrácené podobě jsou platby zobrazené přímo v Přehledech.

Jak to funguje?

SuperFaktura se snaží spárovat platby s fakturami na základě shody variabilního symbolu na faktuře a variabilního symbolu použitého při platbě. (máte však možnost nastavit si i sekundární párování na základě čísla dokladu, když variabilní symbol při platbě nebude správný)

Pokud platba VS neobsahuje (klient ho zapomněl při platbě vyplnit), platbu můžete dopárovat k faktuře manuálně přes tlačítko „Přiřadit“. Nespárovaný pohyb (bez dokladu) je v levém rohu označený červenou stužkou. Najdete tu i vysvětlivku (žluté íčko), proč se pohyb nespároval s žádným dokladem.

Tlačítko „Nepárovat“ využijete, když platby, které vám přišly, nebo přijdou v budoucnu z účtu „xyz“, chceme automaticky označovat za neevidované tj. nechcete je párovat s fakturami. A naopak, pokud vy platíte na účet „zyx“ a pohyby pro tento účet nechcete evidovat tj. nechcete je párovat s náklady. (Tuto možnost využijete například pokud jste živnostník a na podnikání využíváte svůj běžný účet)

Pokud vám přišla na účet hromadná platba, například vám klient zaplatí dvě faktury v jedné platbě, takovou položku mlžete v SuperFaktuře manuálně spárovat i s dvěma fakturami.

Kdo bude moje pohyby vidět?

Přístup k pohybům na bankovním účtu má přednastavený jen majitel účtu a jen on může přes Nastavení>> Profil >> Uživatelé povolit přístup i ostatním uživatelům.

Pozor, když uživateli zapnete toto nastavení, kromě přístupu bude mít možnost s ním i pracovat, nejen ho prohlížet.

Podporované banky

V první řadě je důležité, jestli vaše banka podporuje zasílání emailových notifikací o jednotlivých pohybech na speciální email. Další věc, jestli banka zasílá notifikace průběžně během dne a nejen jednou za den (například za předcházející den). Protože SuperFaktura páruje platby s fakturami na základě variabilních symbolů, banka musí VS v notifikaci zasílat. Aktuálně podporované banky pro párování jsou:

Připravili jsme pro vás návody jak nastavit e-mail v Internet bankingu. Notifikace nemohou být přeposlané („forwardnuté“) – musí přijít přímo z banky. Pokud máte u nás zaregistrováno více firem, pro každou je vygenerovaný její vlastní speciální email.

Pokročilejší nastavení automatického párování plateb

Uživatelé Standardního a Prémiového balíku mají možnost nastavit si i pokročilejší parametry automatického párování plateb.

Přes Nastavení >> Aplikace >> Automatické párování si můžete zvolit, co se má stát v SuperFaktuře po automatické úhradě zálohové faktury. Jestli se má ze zálohové faktury vytvořit rovnou ostrá faktura nebo nejdříve daňový doklad k přijaté platbě.

V případě, že používáte pro faktury více číselníků, můžete vyprat pod kterým se má faktura vystavit. Taký si můžete nastavit, jestli se má po vystavení faktura klientovi poslat (a to emailem nebo i poštou).

Po automatické úhradě zálohové faktury, která byla vystavena s přenesenou daňovou povinností si nově nastavíte, aby se NEvystavil automaticky daňový doklad k přijaté platbě. Toto nastavení využijete například pokud fakturujete v režimu tuzemské přenesení daňové povinnosti dodávky spojené s montáží.

Pokud máte Prémiový balík, můžete si nastavit i tzv. callback – skript, který má SuperFaktura zavolat při přidání platby k faktuře (automatickém nebo manuálním). Využijí ho například ti, kteří mají SuperFakturu propojenou s CRM systémem a potřebují, aby se na základě tohoto skriptu vykonala nějaká akce v jejich CRM systému.

Práce s těmito pokročilejšími nastaveními párování je přístupná jen pro uživatele s rolí majitel a administrátor.