Používáme ji při nákupu v e-shopu nebo v kamenném obchodě, a to nejen písemně, e-mailem, telefonicky, elektronicky, ale i ústně. Bez objednávky často nebývá obchod. Existuje několik důvodů, proč objednávky používat a jak Vám v tomto umí pomoci SuperFaktura.
Objednávky bývají v obchodní praxi užitečným nástrojem s více výhodami.
Kromě jiného:
- pro odběratele znamená potvrzení objednávky písemný závazek dodavatele, že svůj výrobek nebo službu dodá v dohodnutém rozsahu, čase, množství a ceně
- pro dodavatele je objednávka dokladem o tom, že klient vyjádřil vůli výrobek nebo službu převzít, koupit a v budoucnosti od jeho převzetí či dokonce zaplacení nemůže odstoupit
- pro dodavatele je jedním z podkladů, na základě kterého je možné vystavit fakturu. V případě její nezaplacení ze strany klienta – co je v českých podmínkách poměrně běžným jevem – může být jedním z dokumentů, na jehož základě je možné vymáhat dluh. Bez existence konkrétního “papíru” (objednávky, smlouvy, faktury, písemné nebo emailové korespondence) to půjde hůře nebo vůbec
Objednávka je obchodním dokumentem podle Obchodního zákoníku a jako takový by měl obsahovat základní iniciály dodavatele, případně i odběratele – název firmy resp. jméno a příjmení, sídlo resp. trvalý pobyt, právní formu, IČ a registr, v které je firma zapsaná. Tedy stejné údaje jako například vystavená faktura.
Objednávku prioritně vystavuje odběratel. Pokud ale chcete vašemu klientovi papírování ulehčit, můžete většinu kroků vykonat za něho. SuperFaktura totiž před pár dny přidala svým uživatelům možnost vystavovat a sledovat objednávky jako samostatnou funkci v samostatné číselné řadě. A nejen to – celý proces komunikace se zákazníkem je možné zaznamenat prostřednictvím několika kliknutí:
- V SuperFaktuře vystavíte cenovou nabídku a pošlete jí klientovi.
- Klient jí může schválit nebo zamítnout.
-
Zamítnutou nabídku můžete opravit, a pokud ji klient definitivně schválí, z cenové nabídky vytvořit několika kliknutími objednávku a zaslat ji na potvrzení klientovi.
- Tu může opět schválit, případně vrátit k doplnění.
- Jakmile klient objednávku přijme, můžete začít pracovat na dodání.
- Objednávky v SuperFaktuře mají 3 možné stavy: Čeká na schválení, Schválená a Zamítnutá.
- Pokud potřebujete od svého klienta platbu předem, vystavíte zálohovou fakturu – opět jen několika kliknutími.
- Po její úhradě a samotném dodání výrobku nebo služby vystavíte ze zálohové faktury – ano, kliknutím – ostrou fakturu.
Proces nemusí samozřejmě proběhnout ve všech uvedených krocích. Pokud nepotřebujete vystavit zálohovou fakturu, od objednávky přejdete rovnou k ostré faktuře.
Pokud neposíláte cenovou nabídku, můžete začít u objednávky.
Příklad
Martin poslal 08. 01. 2023 svojí odběratelce Zuzaně tuto cenovou nabídku:
Vzor objednávky z cenové nabídky. Zuzana ji přijala, Martin tedy o den později ze schválené cenové nabídky vytvořil objednávku a zaslal jí Zuzaně na potvrzení.
Zuzana objednávku potvrdila. Martin si však od Zuzany vyžádal úhradu předem – zálohovou fakturu jí vytvořil z objednávky:
Zuzana zálohu uhradila 08. 01. 2023. Dne 09. 01. 2023 byla konzultace definitivně dodána. Martin tedy přidal platbu zálohové faktury a vystavil definitivní ostrou fakturu:
3 komentáre